Buitenlandse Zaken neemt digitaal dossiersysteem BIS Online in gebruik

Met het platform wil het ministerie dossiers beter kunnen volgen, administratieve processen versnellen en het gebruik van papier terugdringen.Volgens het ministerie positioneert BIS zich met de invoering van het systeem als het eerste volledig digitale ministerie van Suriname.

Directeur Algemeen Beheer en Consulaire Zaken, Luziano Truideman, legde uit dat dossiers via BIS Online digitaal traceerbaar zijn. Medewerkers kunnen zien waar een dossier zich bevindt, wat de actuele status is en wie verantwoordelijk is voor de verdere behandeling. Het systeem moet ook het risico op zoekgeraakte documenten verkleinen en verschillende administratieve processen efficiënter laten verlopen.

Intern ontwikkeld

BIS Online is intern ontwikkeld door ambassadeur Gilbert van Lierop, met ondersteuning van de ICT-afdeling en feedback van medewerkers van het ministerie. Volgens Van Lierop vraagt digitale transformatie niet alleen om de juiste technologie. Ook leiderschap, betrokkenheid van medewerkers en de bereidheid om bestaande werkprocessen te veranderen zijn volgens hem noodzakelijk.

Minister Melvin Bouva plaatste de ingebruikname van het platform binnen het bredere traject van bestuurlijke vernieuwing. De invoering van een Document Management System was een van de aanbevelingen uit een quickscan die na zijn aantreden, in opdracht van president Jennifer Simons, werd uitgevoerd.

Ministerie spreekt van forse kostenbesparing

Doordat BIS Online met bestaande technologie en licenties binnen het ministerie is ontwikkeld, zou volgens de gepresenteerde raming minstens 100.000 Amerikaanse dollar aan externe ontwikkelingskosten zijn bespaard. Een vergelijkbaar commercieel systeem voor ongeveer tweehonderd gebruikers zou daarnaast minimaal 36.000 Amerikaanse dollar per jaar kosten. Het ministerie stelt dat BIS Online ook bij andere overheidsinstanties kan worden toegepast en daarmee een bijdrage kan leveren aan de verdere digitalisering van de overheid.

Ambassadeur Van Lierop ontving van minister Bouva een certificaat van waardering voor zijn bijdrage aan de ontwikkeling van het systeem. “BIS is het eerste digitale ministerie van Suriname. Laten wij ervoor zorgen dat het niet het laatste is”, zei Bouva bij de officiële ingebruikname.