El Ministerio de Buitenlandse Zaken, Internationale Handel en Samenwerking (BIS) puso oficialmente en funcionamiento el sistema digital BIS Online el lunes 14 de septiembre.
Con la plataforma, el ministerio busca poder seguir mejor los expedientes, acelerar los procesos administrativos y reducir el uso de papel. Según el ministerio, con la implementación del sistema, BIS se posiciona como el primer ministerio totalmente digital de Suriname.
El director de Algemeen Beheer en Consulaire Zaken, Luziano Truideman, explicó que los expedientes pueden ser rastreados digitalmente a través de BIS Online. Los empleados pueden ver dónde se encuentra un expediente, cuál es su estado actual y quién es responsable de su posterior tramitación. El sistema también debe reducir el riesgo de que se extravíen documentos y permitir que diversos procesos administrativos se desarrollen de manera más eficiente.
Desarrollado internamente
BIS Online fue desarrollado internamente por el embajador Gilbert van Lierop, con apoyo del departamento de ICT y comentarios de empleados del ministerio. Según Van Lierop, la transformación digital no solo requiere la tecnología adecuada. También son necesarios, según él, el liderazgo, la participación de los empleados y la disposición a modificar los procesos de trabajo existentes.
El ministro Melvin Bouva situó la puesta en funcionamiento de la plataforma dentro del proceso más amplio de renovación administrativa. La implementación de un Document Management System fue una de las recomendaciones de un diagnóstico rápido realizado tras su toma de posesión, por encargo de la presidenta Jennifer Simons.
Ministerio habla de un importante ahorro de costos
Debido a que BIS Online fue desarrollado con tecnología y licencias existentes dentro del ministerio, según la estimación presentada se habrían ahorrado al menos 100.000 dólares estadounidenses en costos externos de desarrollo. Además, un sistema comercial comparable para aproximadamente doscientos usuarios costaría como mínimo 36.000 dólares estadounidenses al año. El ministerio afirma que BIS Online también puede aplicarse en otras entidades gubernamentales y contribuir así a una mayor digitalización del gobierno.
El embajador Van Lierop recibió del ministro Bouva un certificado de reconocimiento por su contribución al desarrollo del sistema. “BIS es el primer ministerio digital de Suriname. Asegurémonos de que no sea el último”, dijo Bouva durante la puesta en funcionamiento oficial.
