Jeugd en Sport en E-GOV praten over uitbreiding ict-samenwerking

Minister Lalinie Gopal gaf aan dat het initiatief voor de ontmoeting vanuit E-GOV kwam, met als doel te bekijken hoe beide instanties elkaar structureel kunnen ondersteunen. Zij wees erop dat E-GOV het ministerie eerder al heeft bijgestaan bij het Schooltassenproject, met name bij het registratieproces via de commissariaten. Daarbij werden onder meer tablets en internetverbindingen beschikbaar gesteld.

Volgens Gopal wordt binnen het ministerie gewerkt aan een tijdlijn waarin duidelijk wordt vastgelegd op welke momenten en voor welke onderdelen de ondersteuning van E-GOV nodig is. Zij sprak waardering uit voor de eerdere hulp en stelde dat het ministerie uitkijkt naar samenwerking bij toekomstige trajecten.

Van registratie tot hosting

Dalfour benadrukte het belang van formele kennismakingsgesprekken met ministeries, zodat ict-behoeften tijdig in kaart kunnen worden gebracht. Hij gaf aan dat E-GOV niet alleen ondersteuning biedt bij registratieprocessen, maar ook bij het hosten van applicaties en systemen, netwerkbeheer en andere technische vraagstukken binnen de overheid. Hij onderstreepte dat vroegtijdige afstemming belangrijk is, omdat middelen en capaciteit binnen de overheid vaak een uitdaging vormen. Wanneer E-GOV vroeg op de hoogte is van geplande projecten, kan de organisatie zich volgens hem beter voorbereiden en proactieve ondersteuning bieden.

Formele kanalen en gov.sr-pagina

Tijdens het overleg kwamen ook praktische ict-zaken aan bod, zoals het opzetten van formele e-mailkanalen binnen het ministerie en het inrichten van een officiële gov.sr-webpagina. Daarnaast is gesproken over het aanwijzen van één of twee verantwoordelijke functionarissen, doorgaans vanuit de afdeling Voorlichting, die toegang krijgen tot het portaal en verantwoordelijk worden voor het beheer en de publicatie van informatie. Indien nodig kan E-GOV trainingen verzorgen. Ook werd besproken dat E-GOV kan ondersteunen bij het formuleren van overheidsinformatie, in samenwerking met de daarvoor bevoegde diensten.

Meer opties voor digitalisering

Verder zijn aanvullende mogelijkheden verkend, waaronder documentbeheersystemen, automatisering van interne processen en het gebruik van een vast lijnnummer voor WhatsApp-communicatie. E-GOV gaf aan dat dergelijke systemen al bij andere ministeries worden toegepast en dat het ministerie van Jeugdontwikkeling en Sport hierin begeleid kan worden. Met het overleg zetten beide instanties volgens de betrokkenen een stap richting verdere modernisering en professionalisering van de dienstverlening, met als doel de overheid efficiënter en transparanter te laten functioneren.